Khi kế hoạch triển khai dự án DMS được doanh nghiệp quyết định đầu tư, một vấn đề cốt lõi dẫn đến thành bại của dự án chính là xây dựng team nội bộ tham gia vào dự án DMS. Xây dựng team là quá trình phân rõ vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong công ty được phân bổ vào từng vị trí phù hợp của dự án nhằm đạt được hiệu quả cao nhất và mục tiêu đề ra.
Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp đã triển khai DMS nhưng không đạt kết quả như mong muốn. Đó là vì chưa có sự chuẩn bị tốt nội bộ, chọn giải pháp chưa phù hợp, đặt nặng vấn đề giá hơn là giá trị nhận được, chọn giải pháp đóng gói triển khai nhanh chưa đáp ứng được đặc thù và lộ trình phát triển của doanh nghiệp…
Dưới đây là một số phương pháp được liệt kê theo thứ tự 8 cấp căn bản từ trên xuống dưới. Các phương pháp này sẽ hỗ trợ các nhà lãnh đạo, nhà quản lý để xây dựng cấu trúc team dự án DMS cũng như sắp xếp các thành viên quan trọng để tiếp cận dự án và làm việc hiệu quả nhất. Tuy nhiên, việc ứng dụng vào mỗi mô hình doanh nghiệp mỗi khác nên cần sự hỗ trợ tư vấn thêm từ nhà cung cấp giải pháp.
Cấp 1: Ban Chỉ Đạo trong việc triển khai dự án
Ban chỉ đạo bao gồm các thành viên trong ban tổng giám đốc hoặc là nhóm người được chỉ định bởi tổng giám đốc. Trách nhiệm của Ban Chỉ Đạo dự án là xem xét phê duyệt và giải quyết các vướng mắc nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu của dự án như: đúng thời hạn, đúng ngân sách đã đề ra.
Cấp 2: Ban Cố Vấn nghiệp vụ
Ban cố vấn bao gồm các thành viên có kinh nghiệm triển khai dự án công nghệ thông tin ở công ty hoặc thuê ngoài hay là nằm trong ban tổng giám đốc để hỗ trợ tư vấn kịp thời cho ban chỉ đạo giúp họ đưa ra các đề xuất để giải quyết vấn đề xung đột xảy ra trong dự án
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm triển khai thành công những dự án DMS
Cấp 3: Quản Trị triển khai dự án DMS
Quản trị dự án là người được chỉ định bởi tổng giám đốc, ban lãnh đạo, chịu trách nhiệm chính trong việc theo dõi thực hiện dự án theo đúng cam kết, đúng tiến độ, kế hoạch và trong phạm vi ngân sách dự án.
Cụ thể công việc của quản trị dự án là:
- Điều phối nguồn lực tham gia vào dự án và đảm bảo việc nghiệm thu và ký kết giao nhận tiến độ bàn giao của dự án diễn ra theo đúng kế hoạch.
- Giám sát quy trình, tiến độ công việc dự án, giám sát việc sử nhân lực và phương pháp triển khai dự án của đối tác.
- Xác nhận các kết quả chuyển giao của dự án, phê duyệt biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng.
- Cùng với Quản Trị Dự Án của đối tác quản lý các vấn đề phát sinh từ các nhóm dự án đồng thời tham dự các cuộc họp dự án hàng tuần và các cuộc họp của Ban Giám Đốc.
- …..
Cấp 4: Quản trị DMS (hỗ trợ cho quản trị dự án)
Chủ yếu là các thành viên phòng IT với kinh nghiệm triển khai thực tế và phòng bán hàng với kinh nghiệm về quản lý nhà phân phối và bán hàng. Làm việc với các phòng ban để chuẩn bị danh sách người dùng hệ thống tham gia đào tạo, kiểm thử và triển khai trong dự án.
Chuẩn bị các dữ liệu đầu vào cần thiết cho hệ thống (cấu trúc mặt hàng, cấu trúc NPP, cấu trúc vùng bán hàng, cấu trúc hệ thống nhân viên, danh sách mặt hàng…).
Cấp 5: Nghiệp vụ Kinh Doanh
Đại diện phòng Kinh Doanh là nhóm hoặc cá nhân đang nắm vững quy trình nghiệp vụ bán hàng hiện tại ở công ty và nhà phân phối để phối hợp với đội giải pháp của Đối tác xây dựng qui trình nghiệp vụ cho DMS đồng thời tham gia kiểm thử và nghiệm thu các giải pháp trên.
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm đào tạo đội ngũ bán hàng cho Doanh nghiệp
Cấp 6: Nghiệp vụ Tiếp Thị
Đại diện phòng tiếp thị phối hợp với đội giải pháp của đối tác triển khai để xây dựng qui trình nghiệp vụ cho giải pháp quản lý nghiệp vụ tiếp thị, phê duyệt qui trình nghiệp vụ của giải pháp, tham gia kiểm thử và nghiệm thu các giải pháp trên trong phạm vi của mình.
Cấp 7: Hỗ Trợ vận hành hệ thống
Là những người cùng tham gia dự án từ đầu, hiểu rõ giải pháp, chức năng và nắm vững quy trình nghiệp vụ DMS mà công ty đang triển khai. Các thành viên này có nhiệm vụ đào tạo và hỗ trợ người dùng sau này khi hệ thống triển khai và chạy thật.
Hỗ trợ người dùng tại Công ty trong quá trình vận hành, liên hệ với đội phát triển sản phẩm của Đối tác để xử lý các lỗi phát sinh của chương trình trong quá trình sử dụng. Báo cáo cho Quản Trị Dự Án của Công ty về các yêu cầu thay đổi hệ thống do người dùng yêu cầu.
>>> Xem thêm: Thách thức và kinh nghiệm khi triển khai DMS
Cấp 8: Vận Hành Hệ Thống
Hỗ trợ người dùng tại trụ sở và nhân viên bán hàng trong việc sử dụng và điều hành hệ thống DMS theo đúng quy trình nghiệp vụ yêu cầu của Công ty, báo cáo kết quả cho Quản Trị Dự Án bên Khách hàng.
Trên đây là tổng hợp các thông tin cơ bản để giúp doanh nghiệp tham khảo chuẩn bị trong vấn đề triển khai dự án DMS. Tuy nhiên, Trong mỗi doanh nghiệp đều có một mô hình, cấu trúc các phòng ban khác nhau nên việc xây dựng team dự án cũng cần thay đổi cho phù hợp. Do vậy, để biết thêm chi tiết về các giải pháp DMS, xin vui lòng liên hệ Apzon IRS.
