Hệ thống kênh phân phối là các cá nhân, các tổ chức kinh doanh độc lập hay các phương tiện, công cụ trung gian có nhiệm vụ chuyển sản phẩm từ nhà sản xuất đến thị trường, để đáp ứng nhanh nhất cho người tiêu dùng.
Còn doanh nghiệp phân phối là đơn vị trung gian giúp kết nối, di chuyển hàng hóa/sản phẩm từ nhà sản xuất đến nhà bán lẻ và người tiêu dùng. Dưới đây là các hoạt động chính của kế toán nhà phân phối:
Để hoạt động như một đơn vị phân phối thực thụ thì cần: một nhà kho để lưu trữ hàng hóa, nhân viên để quản lý các lô hàng đến, đi và một hệ thống phương tiện vận chuyển. Ngoài ra để kinh doanh thành công phân phối thì cần dựa trên một số yếu tố cốt lõi như sau:
1. Xác định mục tiêu kênh phân phối
Doanh nghiệp muốn tồn tại và hoạt động hiệu quả đều phải dựa vào mục tiêu phân phối rõ ràng cộng với các hoạt động bán hàng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp thành công. Phân phối không chỉ đơn thuần là vận chuyển hàng hóa mà còn là một tổ chức bán hàng, có bộ phận bán hàng riêng biệt và số lượng khách hàng mục tiêu muốn hướng tới.
Các nhà phân phối thường được gọi là “người trung gian” trong quy trình phân phối điển hình vì vai trò của họ là mua hàng hóa từ các nhà sản xuất và sau đó bán lại cho các nhà bán lẻ và người tiêu dùng. Doanh nghiệp cần nhận thức được giá trị mà bạn mang lại trong việc xác định mục tiêu, sắp xếp và di chuyển hàng hóa, đồng thời hỗ trợ và theo dõi bán hàng hiệu quả.
>>> Xem thêm: Chiến lược tiếp thị sản phẩm mới cho doanh nghiệp SMEs
2. Chuẩn bị về tài chính
Nhà phân phối cần phải chuẩn bị về kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch phát triển của mình để đáp ứng được nhu cầu đầu tư cho hàng hoá, công nợ, kho bãi, phương tiện vận tải, máy móc quản lý, nhân sự… Người chủ Doanh nghiệp cần phải lập ra bảng kế hoạch tài chính để nắm rõ về tiền mặt định đầu tư và đầu tư cụ thể vào những hạng mục nào.
3. Nghiên cứu về thị trường
Nghiên cứu thị trường là hoạt động thu thập thông tin về thị trường mục tiêu và phân tích các dữ liệu thu được nhằm đưa ra những câu trả lời cho những vấn đề phát sinh trong kinh doanh như; khách hàng mục tiêu, thị trường tiềm năng, giá bán hợp lý, đối thủ cạnh tranh…Các nhà phân phối thành công thường dành thời gian cho việc nghiên cứu và có cái nhìn sáng suốt đối với hàng hóa chất lượng cao hoặc sự khác biệt mà sau đó các nhà bán lẻ có thể bán cho người tiêu dùng.
Do vậy bạn cần dành thời gian và tiền bạc để nghiên cứu thị trường, phối hợp với các nhà bán lẻ để xác định rõ hơn nhu cầu và sở thích của người tiêu dùng, hỗ trợ cải tiến quy trình phân phối và lựa chọn sản phẩm. Hãy nhìn vào các doanh nghiệp đã rất thành công khi dùng số liệu từ việc nghiên cứu để phát triển thị trường như: Uniliver, P&G, Pepsi…
4. Lựa chọn chiến lược cho kênh phân phối
Việc cung cấp sản phẩm ra thị trường thuận lợi và đạt hiệu quả cao thì cần những kiến thức về loại hàng hóa mà mình phân phối cộng thêm với các mối quan hệ trong hệ thống phân phối xây dựng là yếu tố tạo nên thành công trong phân phối.
Tuy nhiên để thành công hơn doanh nghiệp cần xác định được chiến lược theo từng quý, từng năm để doanh nghiệp tập trung vào nhóm người dùng mục tiêu và thế mạnh của mình mà không bị chi phối.
>>> Xem thêm: Lựa chọn kênh phân phối cho doanh nghiệp nhỏ
5. Kho hàng
Kho chứa hàng là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động phân phối. Nhà phân phối cần phải có kho để chứa hàng, gom hàng và để giảm thiếu hụt hay kiểm soát thất thoát hàng hóa trong bất kỳ trường hợp nào. Độ lớn của kho hàng thì tùy theo loại hình doanh nghiệp phân phối, loại hàng hóa, thời hạn lưu kho, theo thời vụ và quy mô của đơn vị phân phối cũng như vị trí phù hợp.
6. Định hướng khách hàng
Nhà phân phối cần xác định rõ danh sách đại lý, khách hàng hiện tại và phát triển tương lai để xây dựng kế hoạch phục vụ nhằm thỏa mãn yêu cầu. Theo nghiên cứu từ chuyên gia Joseph B.Geraty (Mỹ): 80% lợi nhuận của công ty thường chỉ do 20% số khách hàng mang lại và đây chính là mục tiêu mà đơn vị phân phối cần phải có kế hoạch để giữ nhóm đại lý, khách hàng này.
Đơn vị phân phối cần tạo mối liên kết từ lãnh đạo tới khách hàng, giải quyết các vấn đề của khách hàng một cách bài bản và có quy trình. Thường xuyên khảo sát để giúp nhà phân phối hiểu được đại lý, khách hàng hơn nhằm cải thiện và duy trì lâu dài.
7. Kiểm soát về dòng tiền và hoạt động
Tăng trưởng doanh thu có thể che đậy rất nhiều vấn đề tồn tại trong đó. Do vậy, bạn phải kiểm soát chi phí, các khoản chi cũng như có định mức hàng hóa vào ra phù hợp. Các nhà phân phối thành công thường thiết lập cửa hàng ở những địa điểm có khả năng tiếp cận thị trường bán lẻ và thị trường tiêu dùng với chi phí thấp nhất có thể.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần lập kế hoạch và điều chỉnh với những thay đổi về trang thiết bị, chi phí vận chuyển và quy trình làm việc để không ngừng đạt được hiệu quả cao nhất và tối ưu chi phí.
>>> Xem thêm: 10 bí quyết giúp điều hành doanh nghiệp bán buôn thành công
8. Kinh nghiệm điều hành và công nghệ
Nhà phân phối phải điều hành, quản lý các bộ phận hỗ trợ cho phân phối gồm: quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, quản lý bán hàng, kế toán… một cách nhịp nhàng và đồng bộ. Do đó đơn vị phân phối cần: tổ chức bộ máy hoạt động, phân chia công việc hợp lý, kiểm soát hàng hóa vào ra, tồn kho.
Bên cạnh kinh nghiệm, nhà phân phối cũng cần phải đầu tư trang bị về ứng dụng hệ thống thông tin trong quản lý nhằm đáp ứng yêu cầu về thị trường và của Doanh nghiệp sản xuất đề ra trong đặt hàng. Ứng dụng công nghệ giúp đơn vị phân phối về mặt thống kê hạn mức tồn kho, công nợ, hạn dùng sản phẩm, báo cáo số liệu báo cáo bán hàng nhanh chóng, lịch sử đặt hàng, tránh nhầm lẫn và sai sót.
Nếu bạn muốn nâng cao hiệu quả kinh doanh phân phối của mình với ứng dụng công nghệ iDMS vào quản lý, hãy liên hệ với Apzon ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về giải pháp của chúng tôi.
