Chuyển đổi số trong doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đang là xu hướng và cần thiết để doanh nghiệp có nền tảng vững chắc từ sự giúp sức của các ứng dụng phần mềm, giúp doanh nghiệp có thêm sức mạnh, nâng cao năng lực quản lý, cạnh tranh và bứt phá trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 và phục hồi sau đại dịch Covid-19.
Công nghệ không phải là liều “thuốc tiên” để giải quyết ngay mọi vấn đề của doanh nghiệp. Do vậy, thành công trong chuyển đổi số đến từ tầm nhìn Lãnh đạo được thể hiện thông qua chiến lược và lộ trình triển khai.
Dưới đây là 13 bí quyết giúp doanh nghiệp SMEs vươn tầm và tạo ra sự khác biệt trong chuyển đổi số.
1. Sự sẵn sàng, không nên vội chuyển đổi số khi
- Chưa đủ quyết tâm: vì chính sự quyết tâm lãnh đạo, nội bộ tổ chức sẽ đưa đến thành công và không dễ dàng bỏ cuộc.
- Doanh nghiệp còn quá trẻ: chưa định hình được là mình đang ở đâu thuộc phân khúc nào, có quá ít nhân sự.
- Mơ hồ về hiểu biết và ý tưởng: không hiểu rõ được cái gì mình đạt được gì khi chuyển đổi số, không lập được bảng kế hoạch chi tiết về lộ trình triển khai.
- Thiếu sự đồng thuận trong tổ chức: điều này sẽ gây lên tình trạng cục bộ, phân chia ranh giới cản trở trong lộ trình chuyển đổi số.
- Chưa sẵn sàng về mặt cạnh tranh: sản phẩm, nguồn lực…còn ở giai đoạn bắt đầu chưa định hình rõ được sản phẩm chủ lực và sự khác biệt.
- Chưa sẵn sàng về mặt tài chính: tài chính là nấc thang an toàn trong lộ trình chuyển đổi số để đảm việc triển khai không bị gián đoạn.
2. Sự đồng thuận và trách nhiệm
Toàn bộ doanh nghiệp cần có sự quyết tâm và đồng thuận từ hội đồng quản trị, CEO, các thành viên chủ chốt trong công ty để tạo lên tinh thần đoàn kết như là sợi dây kết nối mọi khâu chuỗi, phòng ban trong tổ chức. Tất cả tổ chức phải được cấu trúc một cách chính xác, các thành viên phải nhận thức đầy đủ và luôn sẵn sàng đồng thời tránh tạo ra ranh giới chia rẽ trong nội bộ doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Phương pháp chọn phần mềm quản lý phân phối cho doanh nghiệp
3. Định hướng chiến lược mục tiêu cần ưu tiên
Quá trình chuyển đổi số là quá trình diễn ra và có sự cải tiến liên tục để phù hợp với xu hướng và sự thay đổi. Chuyển đổi số không phải là một dự án CNTT mang tính chất số hóa hay cải tiến quy trình tại một thời điểm. Do đó, các chiến lược của ban lãnh đạo doanh nghiệp luôn cần đi cùng suốt quá trình chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu ưu tiên đối với hiện trạng đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế và khả năng của doanh nghiệp.
Ví dụ: Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có thể chọn Front End: Quản lý kênh phân phối (DMS), hoặc Back End: Phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP)…để triển khai trước. Vì khi chuyển đổi số doanh nghiệp cần phải kết nối (tích hợp) nhiều phần mềm với nhau nên việc lựa chọn giải pháp công nghệ cũng là vấn đề rất quan trọng.
4. Xây dựng lộ trình phù hợp với hiện trạng ngành nghề
Việc chuyển đổi từ một chiến lược sang một lộ trình phải được thực hiện một cách có cấu trúc và hợp lý, đảm bảo có sự liên kết. Lộ trình chuyển đổi số là bản kế hoạch đưa ra chi tiết về thời gian, các giai đoạn và các bước triển khai với ngân sách đề ra để điều phối và thúc đẩy thực hiện chuyển đổi trong toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh.
Doanh nghiệp cần tập trung vào các giai đoạn trong chuyển đổi số như; số hóa từng bộ phận ưu tiên áp dụng công nghệ số vào mô hình kinh doanh, mô hình quản trị. Tiếp đến áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức và tính liên kết cơ sở dữ liệu được xem là yếu tốt tất yếu trong giai đoạn này. Cuối cùng là chuyển đổi hoàn toàn mô hình kinh doanh và mô hình quản trị hoàn thiện cơ sở dữ liệu xuyên suốt đồng thời áp dụng công nghệ vào nghiên cứu và phát triển để tạo ra các sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu thị trường.
5. Truyền thông để mọi người hiểu được giá trị và lợi ích
Truyền thông giúp mọi người vượt qua tư duy cũ để cải tiến mang tính cách mạng cho doanh nghiệp. Quá trình chuyển đổi số cần đạt được sự đồng thuận và ủng hộ của mọi người, nêu lên lợi ích của chuyển đổi số mang lại và giải thích giá trị mang đến cho từng người, từng vị trí trong tổ chức.
Ví dụ: Chuyển đổi số giúp nhân viên tận dụng nguồn dữ liệu để tiết kiệm thời gian làm báo cáo, giúp tự động hóa các công việc giảm sai xót, thông tin phản hồi nhanh và giúp đưa ra những cảnh báo để mọi người giảm sai xót và đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.
6. Chọn thời điểm “Vàng”
Chọn thời điểm để khởi động chuyển đổi số cho doanh nghiệp là rất quan trọng khi đại dịch đã và đang gây ra rất nhiều khó khăn ở mọi khía cạnh trong tất cả ngành nghề và tổ chức. Vì vậy, biến khó khăn thành cơ hội các doanh nghiệp cần phải thay đổi nhằm khai thác tối đa giá trị ứng dụng công nghệ vào quản trị để thích ứng với sự thay đổi. Trong giai đoạn này là lúc doanh nghiệp chuẩn hóa lại bộ máy, số hóa các quy trình, ứng dụng công nghệ vào vận hành.
>>> Xem thêm: Các bước triển khai ứng dụng CNTT vào trong doanh nghiệp
7. Chọn địa bàn
Đây là điểm quan trọng mà hầu hết doanh nghiệp tham gia chuyển đổi số bỏ qua. Doanh nghiệp cần xác định đúng thị trường địa lý phù hợp với ngành nghề của mình, đối tượng khách hàng của bạn là ai, cách thức tiếp cận và định hướng đúng với loại đối tượng phù hợp. Mỗi loại hình doanh nghiệp có một tiêu chí riêng.
Ví dụ: tiêu chí đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì cần: Địa điểm hoạt động có thể mở rộng, thuận tiện cho nhân viên, tuyển dụng và giao thông thuận lợi, cơ sở hạ tầng phù hợp để thuận tiện cho việc vận chuyển và giao hàng.
8. Chọn người điều hành
Sự chuyển mình trong kỷ nguyên số thì cần có người đủ năng lực để lèo lái con thuyền doanh nghiệp bên cạnh sự quyết tâm của ban lãnh đạo. Các phẩm chất để tìm kiếm người điều hành giỏi là: trí (kiến thức), tín (tin cậy), nhân (đạo đức), dũng (mạnh mẽ), nghiêm (cần mẫn). Nếu nội bộ doanh nghiệp không tìm được người phù hợp thì cần thuê chuyên gia có uy tín, năng lực phối hợp với DN để triển khai xây dựng chiến lược, lộ trình, và triển khai.
9. Đánh giá về quy trình chuyển đổi số
Doanh nghiệp cần đánh giá hiện trạng, mong muốn và mức độ sẵn sàng. Cần rà soát quy trình để đưa ra thay đổi cần thiết cũng như lựa chọn công nghệ phù hợp. Doanh nghiệp cần tạo ra văn hóa mở để khuyến khích phản hồi mang tính xây dựng, hãy thúc đẩy các cuộc thảo luận cởi mở, tinh thần cởi mở và cộng tác.
Ví dụ đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh: Sử dụng các công cụ máy tính như Excel, Word… để số hóa và thay thế các công việc giấy tờ giúp tối ưu lưu trữ thông tin khách hàng và tìm kiếm thông tin khách hàng nhanh chính xác hơn giúp quá trình tương tác với khách hàng nhanh hơn. Tối ưu quy trình mua – nhập kho – sản xuất – bán hàng là giúp việc trả lời khách hàng về tình hình các đơn hàng nhanh chóng chính xác.
Sử dụng kho dữ liệu số hóa với các công nghệ học máy (machine learning), các công nghệ dữ liệu lớn (big data).. để phân tích và khai thác dữ liệu từ đó đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp với từng đối tượng khách hàng
10. Chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật
Một nền tảng CNTT tốt và ổn định là cơ sở để thực hiện quá trình chuyển đổi số thành công. Quá trình thực thi chuyển đổi số không bị các rào cản về kỹ thuật (hệ thống chậm, công cụ không phù hợp, không an toàn dữ liệu…)
>>> Xem thêm: Tầm nhìn công nghệ dưới góc độ nhà quản trị doanh nghiệp
11. Chuẩn bị đội ngũ quản trị công nghệ thông tin (CNTT)
Đội ngũ CNTT phải đáp ứng được các tiêu chí về số lượng và chất lượng để đảm bảo tiếp nhận, hỗ trợ vận hành từ đó làm chủ hệ thống và tham gia vào quá trình chuyển đổi số liên tục của doanh nghiệp.
12. Xác định nền tảng cho chuyển đổi số
Một nền tảng tốt, phù hợp về quy mô, ngân sách và khả năng mở rộng trong tương lai cũng như thuận tiện cho đội ngũ nghiệp vụ tiếp cận và sử dụng. Mặt khác nền tảng cũng phải thuận tiện cho đội ngũ quản trị CNTT tiếp nhận chuyển giao và vận hành.
13. Cần thực hiện tốt 5S
Thuật ngữ 5S xuất phát từ 5 từ tiếng nhật được dịch sang tiếng việt là: sàng lọc, sắp sếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng. Mục đích của 5S là tăng cường hiệu quả công việc, với trọng tâm chính là cải tiến môi trường làm việc. Khi áp dụng đúng cách, 5S sẽ giúp cho quy trình doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Doanh nghiệp cần sắp sếp lại cơ sở dữ liệu cần thiết để sử dụng trong việc phân tích giúp doanh nghiệp có những quyết định nhanh và phù hợp.
Như đã phân tích ở trên, chuyển đổi số là một hành trình liên tục. Do đó, việc có được một lộ trình rõ ràng và đúng hướng sẽ giúp doanh nghiệp gặt hái được những thành công lớn một cách nhanh chóng và giảm thiểu rủi ro. Bên cạnh đó, lựa chọn nguồn nhân lực tham gia vào chuyển đổi số cũng cần phải sàng lọc đảm bảo có những hiểu biết và tư duy nhạy bén nhất định để đảm bảo mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.
Vui lòng liên hệ Apzon IRS để biết thêm thông tin.
