Cách quản lý dự án DMS hiệu quả ngoài mong đợi

Khanh Nguyen

Công việc quản lý dự án là một quá trình nhằm xác định rõ theo từng công việc cụ thể với các quy tắc được đề ra một cách chặt chẽ để giúp doanh nghiệp trong công tác quản lý dự án được thực hiện xuyên suốt. Dưới đây là 10 phương pháp chính về các cách quản lý đối với một dự án công nghệ thông tin nói chung và quản lý hệ thống phân phối DMS nói riêng.

1. Quản lý phạm vi công việc

Phạm vi công việc là một tập hợp danh sách tất cả những gì dự án cần phải làm. Đối với dự án thì cần phải có một phạm vi rõ ràng và được viết ra cụ thể, nếu không dự án sẽ không bao giờ kết thúc. Mục đích quản lý phạm vi công việc là để đảm bảo các hạng mục trong hợp đồng được thực hiện và bàn giao đầy đủ.

Quản lý phạm vi công việc

2. Quản lý thay đổi

Quản lý thay đổi là chỉ ra tất cả các phương pháp chuẩn bị và hỗ trợ các thành viên, phòng ban, tổ chức công ty trong việc tạo ra thay đổi trong tổ chức. Thường được sử dụng trong việc định hướng lại các quy trình kinh doanh, quy trình quản lý trong doanh nghiệp.

Quản lý sự thay đổi dự án là quá trình xem xét tất cả các đề xuất thay đổi để thực hiện thay đổi về sản phẩm dự án, về các nguồn lực dự án, về tài liệu dự án và kế hoạch quản lí dự án.

Phương pháp quản lý thay đổi là sử dụng mẫu biểu quản lý thay đổi yêu cầu để kiểm soát yêu cầu thay đổi của người dùng đồng thời tuân thủ quy trình kiểm soát thay đổi đã thống nhất. Ngoài ra, cần phân tích các ảnh hưởng của thay đổi đến kế hoạch dự án, sản phẩm bàn giao, chi phí, nhân lực…

3. Quản lý tiến độ

Quản lý tiến độ dự án là các quá trình tiến hành để đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn, kế hoạch đề ra gồm các công việc: lập kế hoạch tiến độ dự án, theo dõi tiến độ thực hiện dự án, so sánh tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch và tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết.

Do vậy, quản lý dự án cần có kế hoạch khung để nắm rõ các giai đoạn và milestone của dự án vì thành công của dự án phụ thuộc vào mức độ mà dự án đáp ứng các yêu cầu về thời hạn hoàn thành, trong ngân sách cho phép và các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm triển khai thành công những dự án DMS

4. Quản lý chi phí

Quản lý chi phí dự án là quá trình lập ra kế hoạch và kiểm soát chi phí để đảm bảo dự án có thể hoàn thành trong phạm vi ngân sách cho phép. Quản lý chi phí thành công là lên kế hoạch chi tiêu phù hợp trong dự án, giảm thiểu chi phí phát sinh để đảm bảo sử dụng hiệu quả và tối ưu hóa các nguồn lực.

Quản lý chi phí

5. Quản lý chất lượng

Quản lý chất lượng dự án là một quá trình nhằm đảm bảo cho dự án thỏa mãn tốt nhất các yêu cầu và mục tiêu đề ra bao gồm việc xác định các chính sách chất lượng, mục tiêu, trách nhiệm và việc thực hiện chúng không qua các hoạt động: lập kế hoạch chất lượng, theo dõi và kiểm soát để đảm bảo dự án tuân thủ các quy trình nhằm đảm bảo chất lượng.

6. Quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự dự án hay còn gọi là quản lý nguồn nhân lực cho một tổ chức hoặc doanh nghiệp trong một dự án. Các công việc như: lên kế hoạch đảm bảo nguồn lực thực hiện dự án, đảm bảo nhân sự thực hiện dự án đầy đủ và đúng yêu cầu.

>>> Xem thêm: Phương pháp xây dựng đội ngũ triển khai thành công dự án DMS

7. Quản lý rủi ro (risk)

Quản lý rủi ro dự án là quá trình dự đoán xác định trước các rủi ro có thể xảy ra trong khi triển khai dự án, để phân tích nhằm đưa ra giải pháp phù hợp để giảm thiệt hại và tăng cơ hội thành công. Quá trình xác định thường trải qua như: định nghĩa toàn bộ rủi ro trước khi khởi động dự án, xác định nguồn gây ra rủi ro và phân loại chúng.

Quản lý rủi ro

8. Quản lý issue

Trong khi risk (rủi ro) là những nguy cơ có thể xảy ra trong tương lai thì issue là những gì bạn nhận được khi một risk đã hoặc đang thực sự xảy ra. Khi các bên xác định được issue thì cần phải phân tích rõ để xác định mức độ nghiêm trọng và độ ưu tiên cần phải giải quyết.

Quản lý issue là quản lý các vấn đề có thể xảy ra trong dự án như: sử dụng mẫu biểu quản lý issue để theo dõi các issue và thông tin trạng thái của các issue cần được cập nhập mỗi tuần 1 lần.

9. Quản lý giao tiếp

Giao tiếp trong dự án là giao tiếp thông qua email, họp conference, điện thoại, trao đổi trực tiếp… Quản lý giao tiếp là việc thu thập báo cáo tiến độ: báo cáo mỗi tuần bao gồm kế hoạch khung, kế hoạch chi tiết, báo cáo tiến độ, bảng theo dõi Issue. Thành công trong việc quản lý thì cần đưa ra lịch họp hàng tuần, họp định kỳ của các cấp quản lý dự án hoặc có thể là đột xuất tùy theo vụ việc xảy ra.

10. Quản lý các bên liên quan (stakeholder)

Quản lý các bên liên quan dự án là quản lý đúng người đặt đúng vào vì trí trong dự án để nhằm mang lại thành công cho dự án. Bằng cách xác định các thành viên tham gia dự án và các bên liên quan để đảm bảo các thành viên và các bên liên quan tham gia vào các hoạt động của dự án theo đúng yêu cầu.

Trên đây là tổng hợp các thông tin để giúp doanh nghiệp tham khảo chuẩn bị trong vấn đề triển khai dự án DMS. Tuy nhiên, để dự án thực sự thành công thì rất cần kinh nghiệm đến từ đội tư vấn giải pháp & giải pháp mà họ đề xuất cho doanh nghiệp.

Do vậy, để biết thêm chi tiết về các giải pháp DMS, vui lòng liên hệ Apzon IRS.

error: Alert: Content is protected !!