Quản lý nhà cung cấp đã trải qua một quá trình chuyển đổi lớn trong vài năm qua do sự phát triển của công nghệ và quy mô của nền kinh tế toàn cầu. Bạn có quá nhiều sự lựa chọn về nhà cung cấp nên thật khó để chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất, nhưng việc sử dụng các chiến lược mới nổi để hợp lý hóa hệ thống quản lý nhà cung cấp của bạn có thể giúp ích rất nhiều.
Thay vì chỉ đơn giản là theo dõi các diễn biến hiện tại, ban lãnh đạo phải học cách làm cho mọi thứ diễn ra theo hướng có lợi cho mình. Điều này đòi hỏi sự thay đổi toàn diện về quan điểm: từ mua hàng sang quản lý cung ứng. Các mối quan hệ cần phải mang tính chiến lược, chúng cần tập trung vào tăng trưởng. Đó là điều mà các nhà quản lý chi tiêu và nhân viên cấp cao không bao giờ được quên, cho dù họ đang mua tài liệu vật lý hay phần mềm.
Phân loại nhà cung cấp
Cách tiếp cận chiến lược để quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp luôn là chìa khóa cho các doanh nghiệp thành công dựa vào các nhà cung cấp bên thứ ba, bất kể ngành nghề nào. Hãy xem một doanh nghiệp có thể làm việc với những loại nhà cung cấp nào:
- Nhà bán buôn & Nhà phân phối – Nhà bán buôn: mua số lượng lớn hàng hóa với số lượng lớn và sau đó bán lại với số lượng thấp hơn với đơn giá cao hơn. Họ thường đưa ra mức giá thấp nhất vì họ đang bán với số lượng lớn và không muốn làm việc với các đơn đặt hàng nhỏ hơn.
- Nhà sản xuất & Nhà cung cấp: đây là những nhà cung cấp có thể xử lý hàng hóa của một số công ty khác nhau. Giá có thể cao hơn giá của người bán buôn, nhưng họ xử lý các đơn đặt hàng nhỏ từ nhiều nhà sản xuất trong một khoảng thời gian tương đối ngắn.
- Nguồn nhập khẩu: các nhà nhập khẩu trong nước có thể làm việc như các nhà bán buôn trong nước và bán hàng hóa nước ngoài cho các doanh nghiệp.
Các nhà cung cấp thực sự có thể có tác động rất lớn đến các quy trình của công ty, đóng vai trò trung tâm trong việc thúc đẩy doanh thu và điều đó không bao giờ được bỏ qua. Có thể làm việc với các nhà cung cấp chất lượng cao, đáng tin cậy có thể giúp doanh nghiệp phát triển trên quy mô lớn.
Những nhà cung cấp không đáng tin cậy có thể tạo ra những tắc nghẽn trong quy trình làm việc của bạn và có tác động tiêu cực lớn hơn đến khách hàng và người tiêu dùng mà bạn có thể nhận ra.
>>> Xem thêm: Vì sao ERP lại cần thiết cho doanh nghiệp phân phối bán buôn?
10 chiến lược giúp cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp
Có được mối quan hệ lâu dài và đáng tin cậy với các nhà cung cấp tận tâm nên là mục tiêu chính của bất kỳ doanh nghiệp nào muốn thành công trên thị trường, vì vậy hãy cùng tìm hiểu những chiến lược nào dưới đây có thể giúp đạt được điều này.
1. Nhà cung cấp của bạn không chỉ là nhà cung cấp
Họ là đối tác của bạn và mối quan hệ đối tác này không chỉ dựa trên các giao dịch tài chính mà còn dựa trên sự tin tưởng và trung thành lẫn nhau. Làm cho các nhà cung cấp của bạn cảm thấy như họ là một phần của doanh nghiệp của bạn. Thông báo cho họ về các quy trình của bạn, chẳng hạn như việc phát hành các sản phẩm mới và chương trình khuyến mãi, đồng thời lắng nghe mối quan tâm của họ.
2. Công nghệ làm cho việc quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp trở nên đơn giản
Đầu tư vào phần mềm quản trị doanh nghiệp để theo dõi thông tin về các nhà cung cấp của bạn ở một nơi. Bạn thậm chí có thể tiến xa hơn như quản lý đơn đặt hàng nâng cao mà bạn có thể sử dụng để tạo, xử lý và theo dõi đơn đặt hàng với nhà cung cấp của mình. Một số giải pháp phần mềm khác như phần mềm quản lý kênh phân phối có tích hợp các chức năng giải pháp quản lý nhà cung cấp này vào cùng một nền tảng.
3. Nhận ra rằng các khoản thanh toán đúng hạn là rất quan trọng
Nếu bạn không muốn mất nhà cung cấp của mình, bước một là đảm bảo trả tiền đúng hạn cho họ. Bằng cách này, bạn sẽ chứng minh rằng bạn là một khách hàng đáng tin cậy và bạn dễ dàng làm việc cùng.
Nếu vì bất kỳ lý do gì mà bạn không thể thực hiện thanh toán vào một ngày đã thỏa thuận, thì hãy thông báo cho nhà cung cấp càng sớm càng tốt về ngày mà họ có thể mong đợi thanh toán. Các nhà cung cấp thích thanh toán đúng hạn giống như bạn thích hành động kịp thời từ phía họ.
4. Các mối quan hệ nên bền chặt và sâu sắc
Đảm bảo duy trì liên lạc mạnh mẽ và thường xuyên với từng nhà cung cấp của bạn. Hãy thường xuyên thông báo và cập nhật cho họ về chiến lược và kế hoạch của bạn để họ biết họ phù hợp với vị trí nào và họ có thể giúp đỡ, lập kế hoạch và hưởng lợi từ những kế hoạch đó như thế nào. Hãy biến họ thành đối tác của bạn.
Nếu bạn đánh giá cao công việc của họ, hãy cho họ biết. Nếu điều gì đó không hiệu quả với bạn, hãy trao đổi với họ. Mối quan hệ bền chặt hơn, sâu sắc hơn với giao tiếp rõ ràng và thường xuyên cho phép giao tiếp này trở nên hữu ích hơn.
5. Giá cả là những gì bạn phải trả nhưng giá trị là những gì bạn nhận được
Không gì tốt hơn để tăng lợi nhuận của bạn hơn là nhận được một dịch vụ chất lượng hoặc vật liệu với mức giá phù hợp. Nếu bạn có khả năng tài chính linh hoạt, hãy sử dụng nó. Bạn có thể mua với số lượng lớn và được định giá tốt hơn nhưng bạn sẽ có nhiều hàng hơn trên bảng cân đối của mình và có thể khiến bạn đau đầu trong việc quản lý hàng tồn kho, hoặc bạn có thể sắp xếp thanh toán cho nhà cung cấp sớm hơn để được chiết khấu lớn hơn.
Đôi khi, tốt hơn là bạn nên trả nhiều hơn một chút vì nhà cung cấp đang cung cấp cho bạn một dịch vụ tốt hơn là tự trả tiền. Vì bạn sẽ tốn ít thời gian hơn để quản lý họ, sẽ đảm bảo tránh được sự gián đoạn hoặc vì họ có thể được tin cậy để giao hàng trực tiếp cho khách hàng của bạn.
Như đã lưu ý trong phần trước, các mối quan hệ là quan trọng, nhưng bạn không nên gắn bó với một nhà cung cấp chỉ vì bạn thích họ. Chọn các dịch vụ hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn và nhận ra rằng hiệu quả là sản phẩm của giá trị không chỉ là chi phí.
6. Các thỏa thuận chi tiết giúp mối quan hệ với nhà cung cấp trở nên dễ dàng hơn
Nếu bạn thường xuyên mua hàng từ một nhà cung cấp, thì phải có các Thỏa thuận về mối quan hệ với nhà cung cấp với quy trình quản lý hợp đồng chặt chẽ. Viết ra mọi thứ mà cả hai bên mong đợi từ mối quan hệ đối tác của bạn như: mô tả mặt hàng hoặc dịch vụ, giá cả, điều khoản giao hàng, điều khoản thanh toán, thông tin liên lạc… và sau đó yêu cầu cả hai bên ký tên.
Đây có thể là một quy định đơn giản hoặc phức tạp tùy thuộc vào yêu cầu kinh doanh của bạn. Thỏa thuận quan hệ với nhà cung cấp được ghi chép đầy đủ sẽ giảm thiểu khả năng nhầm lẫn hoặc tranh chấp. Thông thường, bạn nên tạo một sơ đồ hoặc bản thảo để giải thích quy trình cho nhóm của bạn, để mọi người biết nhiệm vụ của họ và có thể nhận ra nếu có điều gì sai trong quy trình làm việc.
7. Đánh giá rủi ro
Luôn đánh giá rủi ro khi giao dịch với một nhà cung cấp, cụ thể là một nhà cung cấp mới, đặc biệt nếu bạn có một chuỗi cung ứng phức tạp. Thu thập dữ liệu nhà cung cấp phù hợp là cực kỳ quan trọng để lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp.
Yêu cầu tài liệu tham khảo, ví dụ về công việc trước đây của họ, những năm kinh doanh, lĩnh vực chuyên môn, cách họ đối phó với khủng hoảng, những gì họ đã làm trong lần cuối cùng khi gặp khủng hoảng…Chúng có giá cả cạnh tranh không? Họ có kinh nghiệm phù hợp không? Họ có đủ năng lực để giải quyết các đơn đặt hàng của bạn không? Họ có ổn định về tài chính không? Đây chỉ là một số câu hỏi bạn nên hỏi.
Có thể nhà cung cấp bạn chọn không phải là nhà cung cấp rẻ nhất nhưng đảm bảo 100% giao hàng đúng hạn với ưu đãi hoàn tiền. Bạn có thể sống với điều đó bởi vì một chuỗi chỉ mạnh bằng mắt xích yếu nhất của nó và nếu nhà cung cấp của bạn để bạn thất bại, toàn bộ chuỗi cung ứng có thể gặp rủi ro. Điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng cung cấp hàng cho khách hàng của bạn.
>>> Xem thêm: Quản lý nhà phân phối với giải pháp iDMS
8. Một quy trình chuyên nghiệp là một khoản đầu tư xứng đáng
Theo Báo cáo Nghiên cứu quản lý quan hệ nhà cung cấp Toàn cầu năm 2017 của State of Flux: con người và các kỹ năng mềm của họ là cốt lõi của mối quan hệ, vì vậy cho dù bạn cần cả một bộ phận để quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, một người quản lý mối quan hệ nhà cung cấp chuyên nghiệp hay thậm chí nếu đó chỉ là một phần của ai đó vai trò, có những người trong tổ chức của bạn chịu trách nhiệm về quy trình là điều cần thiết.
Tạo một quy trình được lập thành văn bản sẽ giúp hướng dẫn nhóm của bạn thông qua việc quản lý và điều hành các nhà cung cấp. Trong một tổ chức lớn, điều này có thể bao gồm: sơ đồ, SOP, tài liệu chính sách, các thỏa thuận cho bạn và nhà cung cấp. Đảm bảo rằng tất cả các bước được tuân thủ và các tài liệu được ký tắt khi hoàn thành.
Theo cách này sẽ tạo ra mối quan hệ bền chặt hơn với nhà cung cấp, nơi cả hai bên đều có lợi ích trong việc tối đa hóa kết quả. Do đó, giúp phát triển doanh nghiệp của bạn và giảm những gián đoạn kinh doanh không cần thiết có thể gây trở ngại lớn về thời gian cho các động lực kinh doanh khác.
9. Không phải tất cả các nhà cung cấp đều bình đẳng, hãy nghĩ toàn cầu và hành động theo địa phương
Khi thế giới trở nên kết nối hơn bao giờ hết, chúng tôi ngày càng thấy mình phải giao dịch với các nhà cung cấp ở xa hơn, trên toàn quốc hoặc trên toàn cầu. Mỗi thành phố, hoặc quốc gia có các quy tắc, luật và thuật ngữ khác nhau.
Nếu một số nhà cung cấp của bạn ở một quốc gia khác, thì bạn và các chuyên gia của bạn nên xem xét sự khác biệt về văn hóa khi giao tiếp với các nhà cung cấp đó. Thái độ đối với công việc luôn khác nhau giữa các nền văn hóa, vì vậy hãy lưu ý điều này và đảm bảo rằng bạn đồng ý với điều này. Bạn cũng nên xem xét các khác biệt về tiền tệ, thuế suất VAT và các khác biệt tài chính khác.
Cuối cùng, hãy tính đến sự khác biệt về múi giờ, tức là biết về các khe thời gian mà nhà cung cấp sẵn sàng liên lạc.
10. Quan trọng nhất: Đưa mọi người tham gia
Có quy trình quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp là quan trọng nhưng việc đưa mọi người trong tổ chức của bạn vào cuộc là điều quan trọng hơn. Do vậy, việc đầu tư giải pháp quản trị doanh nghiệp có thể tận dụng một ứng dụng phần mềm duy nhất để tự động hóa quy trình hoạt động và có được cái nhìn chính xác, thống nhất về những thông tin quan trọng và cập nhật trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: ERP và DMS – Phép cộng tối ưu cho nhà quản lý phân phối
Thông tin liên hệ:
Công ty Apzon IRS Vietnam
Địa chỉ: Tầng 8 – 102 Cống Quỳnh, P. Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline: +84 28 7306 6336
Website: https://idms.vn
Email: info@idms.vn
