Các bước triển khai ứng dụng CNTT vào trong doanh nghiệp

Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) mang lại nhiều lợi ích như cắt giảm chi phí vận hành, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kip thời.

Để thực hiện thành công quá trình triển khai ứng dụng CNTT cho doanh nghiệp (DN), điều này còn tùy thuộc vào mỗi loại hình doanh nghiệp, tuỳ thuộc tính chất hoạt động, vào mục tiêu và nguồn lực của DN mà doanh nghiệp có thể lựa chọn định hướng ứng dụng CNTT phù hợp.

Doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu trước khi triển khai CNTT

1. Thay đổi tư duy trong DN từ lãnh đạo, công tác tư tưởng đến nhân viên.
2. Sẵn sàng về phương diện lãnh đạo, tổ chức.
3. Có kế hoạch cụ thể xây dựng lộ trình từng bước để ứng dụng CNTT và phải phù hợp với lộ trình phát triển của DN.
4. Cần quyết tâm và bắt đầu từ các cấp cao nhất của lãnh đạo DN.
5. Xây dựng đồng bộ ở tất cả các cấp, các phòng ban.
6. Đầu tư nhân sự tương ứng và chuẩn bị nguồn lực phù hợp.
7. Xây dựng cần đồng bộ từ hệ thống phần cứng, hạ tầng mạng, các phần mềm quản lý và các ứng dụng trong tương lai.
8. Lãnh đạo DN cần hiểu được DN vận hành như thế nào sau khi đầu tư CNTT?
9. Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp triển khai phù hợp với tình hình kinh doanh.
10. Xác định mục tiêu trong ngắn hạn, mục tiêu dài hạn về đầu tư không nên ồ ạt làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hiện tại.
11. Xác định phạm vi triển khai, các quy trình cần được triển khai, cần được cải tiến.
12. Lãnh đạo DN cần lượng hoá được ảnh hưởng, tác động việc triển khai CNTT đến toàn bộ tổ chức.
13. Cần kiểm soát và quản lý chặt chẽ trong quá trình triển khai (quản lý truyền thông, quản lý phạm vi, tiến độ, xung đột và chi phí dự án).
14. Cần đảm bảo dự án được triển khai đúng thời hạn và với chất lượng đề ra.
15. Quá trình triển khai là một quá trình biến động, cần có hoạch thống nhất, vì vậy cũng cần có sự kết hợp hài hòa giữa thực tế triển khai và kế hoạch, cần linh hoạt nhưng phải đảm bảo việc thay đổi trong tầm kiểm soát.
16. Triển khai tới đâu thì đảm bảo nhân viên tiếp nhận đến đó, cần có những biên bản cụ thể để xác nhận: xác nhận về kết quả, về sự nắm bắt…
17. Đối với mỗi hệ thống trước khi thực sự đi vào hoạt động cần được nghiệm thu đúng tiêu chuẩn, đây là điều kiện căn bản để DN có thể tự vận hành sau này.
18. Yếu tố đào tạo và chuyển giao luôn quan trọng bởi vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến người sử dụng cũng như nhà cung cấp dịch vụ. Việc đào tạo phải được tiến hành chi tiết và chuyển giao một cách đầy đủ giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp (chú ý đến chi tiết tài liệu bàn giao).
19. Một hệ thống hoạt động tốt là hệ thống được vận hành theo kế hoạch, nó có thể được nâng cấp và mở rộng theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
20. Nên tìm đến các công ty tư vấn triển khai về CNTT hơn là DN tự triển khai.

>>> Xem thêm: Ứng dụng công nghệ 4.0 trong quản lý kênh phân phối

Tiếp theo, doanh nghiệp cần phải tìm ra những giải pháp phù hợp

Đối với mỗi doanh nghiệp, việc triển khai ứng dụng CNTT là một khoản đầu tư, do vậy đòi hỏi sự lựa chọn giải pháp phù hợp, chọn được nhà cung cấp dịch vụ CNTT tốt là điều rất quan trọng.

Có nhiều tiêu chí để đánh giá giải pháp, một số tiêu chí chính như sau:

• Tìm giải pháp phù hợp với quy mô quản lý, mục tiêu và phạm vi triển khai của DN.
• Các chức năng giải pháp đáp ứng yêu cầu quản lý nghiệp vụ của DN tại thời điểm hiện tại và cả mở rộng trong tương lai.
• Chọn giải pháp để mang đến cho DN một quy trình quản lý chuẩn hóa, hiện đại, tiếp cận với mô hình quản lý của quốc tế.
• Giải pháp đã được kiểm chứng qua thời gian và được nhiều khách hàng sử dụng, có tính ổn định cũng như khả năng mở rộng, nâng cấp sau này.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý nhà phân phối trong lĩnh vực FMCG

Cuối cùng, doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp theo tiêu chí cụ thể

• Chọn công ty có kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp và dịch vụ quản lý DN.
• Có đội ngũ chuyên gia giỏi về nghiệp vụ và công nghệ ổn định.
• Là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giải pháp có uy tín.
• Có kinh nghiệm đã từng tham gia triển khai những dự án CNTT lớn.
• Đơn vị có năng lực, có đội ngũ về nghiên cứu và phát triển về công nghệ, giải pháp để luôn đồng hành đáp ứng nhu cầu phát triển DN lâu dài.
• Cuối cùng chốt team thực tế (họ là ai) khi tham gia trực tiếp vào triển khai dự án của mình chứ không phải dựa vào profile công ty.

Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp cho bạn và doanh nghiệp sẽ tìm ra được những giải pháp phù hợp cho việc triển khai ứng dụng CNTT của DN mình. Truy cập ngay vào đây để xem thêm những bài viết hữu ích khác.