Lời khuyên của 40 chuyên gia về báo cáo hoạt động bán hàng

Khanh Nguyen

Sự tăng trưởng về mặt doanh số là yếu tố cốt yếu để xác định sự thành công lâu dài của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều này khó có thể đạt được khi bạn không có đầy đủ dữ liệu và sự hiểu biết đúng đắn để đưa ra quyết định sáng suốt.

Doanh nghiệp muốn thành công, bằng cách theo dõi các số liệu từ đó bạn có thể thực hiện các bước cần thiết để tăng doanh thu và lợi nhuận của mình. Một cách mà các công ty thường sử dụng là thực hiện các báo cáo bán hàng. Tuy nhiên không phải tất cả các số liệu trên báo cáo lúc nào cũng nhất quán với nhau.

Dưới đây là những lời khuyên mà các chuyên gia đưa ra cho báo cáo ngày, tuần và tháng:

Báo cáo bán hàng theo ngày, tuần và tháng

1. Báo cáo bán hàng hàng ngày

Các báo cáo bán hàng hàng ngày cho chúng tôi biết sự nỗ lực mà các đại diện bán hàng đang thực hiện mỗi ngày để bổ sung khách hàng tiềm năng vào Sales Pipeline. Thông thường, các số liệu này sẽ được thống kê dựa trên các hoạt động cụ thể (Số lượng cuộc gọi được thực hiện hoặc email được gửi đi vì chúng tôi không thể nhận được các cuộc hẹn mà không thực hiện liên lạc với khách hàng).

Số lượng khách hàng lý tưởng

Đại diện bán hàng nên làm việc chăm chỉ mỗi ngày để đạt được một số lượng khách hàng lý tưởng mới. Những người này đáp ứng các tiêu chí được đặt ra và các đại diện bán hàng phải liên hệ với họ qua các kênh liên quan với mục đích cuối cùng là chuyển đổi từ khách hàng lý tưởng sang khách hàng tiềm năng.

Số lượng khách hàng lý tưởng mới được tạo ra mỗi ngày là chỉ số hiệu suất dựa trên khả năng thực hiện các hoạt động bán hàng. Nếu đại diện bán hàng không thể hiện được chỉ số của họ thì điều quan trọng là phải tìm hiểu lý do tại sao.

>>> Xem thêm: Tầm quan trọng của dữ liệu trong quản lý bán hàng

Số lượt liên lạc

Ngày nay, có nhiều phương thức giúp đại diện bán hàng giao tiếp với khách hàng tiềm năng như gọi điện thoại, gửi email hoặc trò chuyện qua phương tiện truyền thông xã hội. Việc theo dõi số lượng người liên hệ có thể giúp người quản lý bán hàng xác định mức độ chủ động của đại diện bán hàng đối với khách hàng tiềm năng. Điều này cũng xác định chính xác các kênh cụ thể có tỷ lệ chuyển đổi cao nhất.

Số lượt khách hàng liên lạc

Số lượt viếng thăm

Khách hàng tiềm năng không phải lúc nào cũng trả lời các cuộc gọi, email và tiếp cận phương tiện truyền thông xã hội. Thông thường, các đại diện bán hàng cần phải tự thân vận động, cố gắng trực tiếp đến thăm khách hàng tiềm năng.

Số lượt theo dõi

80% doanh thu yêu cầu 5 cuộc gặp gỡ khách hàng sau cuộc hẹn đầu tiên. Tuy nhiên, 44% đại diện bán hàng thường bỏ cuộc sau một lần gặp.

Vì một đại diện bán hàng có cơ hội tiếp cận không có nghĩa là họ sẽ chuyển đổi khách hàng lý tưởng thành khách hàng tiềm năng hoặc đóng được đơn hàng. Các đại diện bán hàng cần phải theo dõi các khách hàng lý tưởng nhiều lần sau cuộc hẹn ban đầu để duy trì cuộc trò chuyện. Bởi vì, đây là những khách hàng tiềm năng nhất của bạn.

Số lượng yêu cầu giới thiệu

Giới thiệu là một trong những nguồn chuyển đổi cao nhất. Hãy chắc chắn rằng các đại diện bán hàng đang tích cực yêu cầu khách hàng hiện tại giới thiệu những khách hàng mới như một phần của quy trình bán hàng hàng ngày.

Thời gian phản hồi

Doanh nghiệp chủ động liên lạc trước với khách hàng sẽ làm tăng đáng kể cơ hội đóng deal. Theo InsideSales, 50% người mua chọn nhà cung cấp phản hồi trước.

Số lượng bán hàng gia tăng (upsell)

Doanh thu mở rộng rất quan trọng để tăng giá trị vòng đời của khách hàng . Vì thực tế chi phí bán hàng gia tăng có thể bằng không nhưng nó có tác động rất lớn đến lợi nhuận.

2. Báo cáo bán hàng hàng tuần

Báo cáo bán hàng hàng tuần sẽ cho chúng ta biết các hoạt động hàng ngày hiệu quả như thế nào trong việc thúc đẩy các cơ hội bán hàng và các khách hàng lí tưởng vào quy trình bán hàng. Dưới đây là các số liệu để đưa vào các báo cáo hoạt động bán hàng hàng tuần của bạn:

Số lượng khách hàng tiềm năng mới

Số liệu này xác định số lượng khách hàng tiềm năng mà đại diện bán hàng của bạn đang có mỗi tuần. Điều này cho phép quản lý xác định xem đại diện bán hàng có đạt được mục tiêu hay không và liệu họ có cần điều chỉnh hay không.

Chẳng hạn, nếu số lượng khách hàng tiềm năng mới cho mỗi tuần thấp thì nguyên nhân có thể do đại diện bán hàng không liên hệ đủ với khách hàng tiềm năng hoặc phương thức liên hệ với khách hàng tiềm năng chưa đúng, cũng có thể do các kịch bản tiếp cận chưa được tối ưu hóa.

Số lượng khách hàng tiềm năng mới mỗi tuần

Số lượng các cuộc hẹn được thiết lập

Có được nhiều khách hàng tiềm năng mới mỗi tuần là một điều khá tuyệt vời. Nhưng nếu đại diện bán hàng của bạn không thiết lập cuộc hẹn với họ, thì những nỗ lực này cần phải thảo luận. Thiết lập cuộc hẹn là một chỉ số rõ ràng cho những cơ hội bán hàng mới.

Hơn nữa, việc tính toán số lượng cuộc hẹn đã thiết lập giúp nhận định đại diện bán hàng của bạn có thể truyền đạt giá trị sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn hay không.

Tỷ lệ tham gia cuộc họp đầu tiên

Khách hàng tiềm năng thực sự sẽ tham dự các cuộc họp theo lịch? Một số sẽ không có mặt, vì vậy điều quan trọng là theo dõi tần suất tham dự cuộc hẹn.

>>> Xem thêm: Tổng hợp những kỹ năng cần thiết cho nhân viên bán hàng

Tỷ lệ cơ hội dẫn đầu

Điều quan trọng là xác định có bao nhiêu khách hàng tiềm năng có đủ điều kiện để bán hàng. Tức là có bao nhiêu khách hàng tiềm năng chuyển thành một cuộc hẹn thực tế. Hiểu được con số này sẽ giúp bạn đảo ngược chu kỳ bán hàng.

Số lượng đề xuất bán hàng được gửi đi

Các đề xuất được gửi là một số liệu giúp theo dõi số lượng báo giá tiềm năng và các gói bán hàng được gửi cho khách hàng sau các cuộc gọi trao đổi, các cuộc hẹn kết thúc.

Đây là một chỉ số hàng đầu của đại diện bán hàng đo lường tính hiệu quả trong các bài thuyết trình bán hàng.

3. Báo cáo doanh số hàng tháng

Báo cáo hàng tháng sẽ cho thấy đội ngũ bán hàng đang xây dựng Sales Pipeline tốt như thế nào và chuyển nó thành cơ hội kinh doanh mới.

Số giao dịch bị mất

Đại diện bán hàng của bạn đang có những khách hàng tiềm năng, nhưng có bao nhiêu khách hàng từ chối mua hàng? Số liệu này giúp xác định chính xác các lỗi trong qúa trình phân loại. Nó cũng chỉ ra một lỗ hổng của danh sách khách hàng tiềm năng mà nhân viên tiếp thị và bán hàng của bạn đang tạo ra.

Số giao dịch bị từ chối mỗi tháng

Số lượng khách hàng đồng ý mua hàng

Thỉnh thoảng bạn chốt được đơn hàng và có khi không chốt được đơn hàng nào. Vậy có bao nhiêu khách hàng tiềm năng mà đại diện bán hàng của bạn đạt được? Con số này có thể giúp bạn xác định những gì mà đại diện bán hàng hàng đầu của bạn đang làm. Hãy sử dụng những hiểu biết này để tinh chỉnh quy trình bán hàng, đào tạo và huấn luyện thành viên mới.

Giá trị đường ống bán hàng (Sales pipeline) theo giai đoạn:

Kết quả của từng giai đoạn trong đường ống bán hàng cho cái nhìn tổng quan về sức khỏe tài chính của bạn và cũng giúp xác định các tắc nghẽn tiềm ẩn trong quy trình bán hàng.

Tỷ lệ đóng

Số lượng giao dịch đóng deal trung bình của người đại diện bán hàng sẽ xác định tỷ lệ đóng deal nhiều hơn số lượng deal bị mất. Nếu tỷ lệ đóng deal của bạn thấp, thì bạn có thể xác định đại diện  bán hàng nào đang gặp khó khăn trong việc chốt deal  và bạn cần đào tạo hoặc hướng dẫn thêm cho họ.

Kích thước trung bình của một giao dịch

Điều quan trọng là phải biết doanh thu trung bình mang lại là bao nhiêu để bạn có thể phân bổ nguồn lực tốt hơn.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm đào tạo đội ngũ bán hàng cho Doanh nghiệp

Doanh thu thuần

Đội ngũ bán hàng cần phải mang lại một lượng doanh thu mới cụ thể mỗi tháng để đạt được hạn ngạch hàng năm.

Nếu không đạt được con số này trong một tháng thì ban lãnh đạo phải xem xét kỹ hơn về hiệu suất hàng tuần và hoạt động bán hàng hàng ngày để xác định những tắc nghẽn trong quy trình bán hàng.

Doanh thu theo lãnh thổ

Đây là một số liệu quan trọng để theo dõi thị trường vì nó cho biết được thị trường nào dễ tiếp cận và mang lại giá trị. Điều này giúp bạn phân bổ các đại diện bán hàng hàng đầu một cách hợp lý.

Tỷ lệ phần trăm hàng tháng của mục tiêu

Mỗi năm, Công ty đưa ra các mục tiêu doanh thu hàng năm mà họ muốn đạt được, điều này phụ thuộc vào tiếp thị và bán hàng để đạt được doanh số. Nếu các dữ liệu nằm trong báo cáo hoạt động bán hàng hàng tháng của bạn, bạn có thể theo dõi tiến trình và dự báo liệu rằng bạn có đạt được hạn ngạch hay không?

Nguồn: Spotio

Thông tin liên hệ:

Công ty Apzon IRS Vietnam
Địa chỉ: Tầng 8 – 102 Cống Quỳnh, P. Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline: +84 28 7306 6336
Website: https://idms.vn
Email: info@idms.vn

error: Alert: Content is protected !!