Tất tần tật về quản lý đơn hàng cho kênh phân phối

Khanh Nguyen

1. Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là quá trình nắm bắt, theo dõi và thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng. Quá trình này bắt đầu khi đơn hàng được đặt và kết thúc khi khách hàng nhận được gói hàng của họ.

2. Thực hiện đơn hàng là gì?

Thực hiện đơn đặt hàng là cách các công ty hoàn thành đơn đặt hàng và đó là trọng tâm của mọi hoạt động kinh doanh. Các công ty tạo ra doanh thu bằng cách bán sản phẩm và dịch vụ cho doanh nghiệp hoặc trực tiếp cho người tiêu dùng.

3. Quản lý đơn hàng hoạt động như thế nào?

Quản lý đơn hàng bắt đầu khi khách hàng đặt hàng và kết thúc khi họ nhận được gói hàng hoặc dịch vụ của mình. Nó cho phép một doanh nghiệp điều phối toàn bộ quy trình thực hiện – từ thu thập đơn đặt hàng, khả năng hiển thị hàng tồn kho và giao hàng cho đến khả năng cung cấp dịch vụ. 

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm phát triển chiến lược kênh phân phối

4. Quy trình quản lý đơn hàng

Quy trình quản lý cơ bản cho đơn hàng

Quy trình quản lý các đơn hàng có thể khác nhau dựa trên nhu cầu của công ty, nhưng quy trình quản lý đơn đặt hàng liên quan đến một loạt các bước được đồng bộ hóa, quy trình linh hoạt và liên lạc liên tục để tạo Dòng chảy càng trơn tru và nhanh chóng, công ty càng có thể xử lý nhiều đơn đặt hàng và doanh nghiệp càng có thể phát triển nhanh chóng.

Bước 1: Đơn hàng đã đặt

Khách hàng đặt hàng thông qua một biểu mẫu tự động. Một thành viên nhóm bán hàng kiểm tra các chi tiết và xác nhận đơn đặt hàng.

Bước 2: Đơn hàng đã nhận

Sau khi đơn đặt hàng đã được đặt, thông tin chuyển đến trung tâm, nới bắt đầu xử lý đơn đặt hàng

Bước 3: Đơn hàng được chọn

Một nhân viên kho xác nhận chi tiết vận chuyển, tạo hóa đơn và hoàn thành đơn đặt hàng – chọn, đóng gói và giao hàng.

Bước 4: Đặt hàng được đóng gói

Khi đơn đặt hàng được chuyển đến khu vực đóng gói, đơn hàng được đóng gói theo cách tối ưu nhất cho phù hợp với phương thức vận chuyển.

Bước 5: Vận chuyển

Khi mặt hàng đóng gói sẵn sàng thì nó được chuyển đến khách hàng thông qua dịch vụ vận chuyển hay doanh nghiệp tự vận chuyển.

>>> Xem thêm: Tìm hiểu sự khác biệt giữa Logistics và Phân phối

Bước 6: Mặt hàng được giao

Cuối cùng các mặt hàng được chuyển tới khách hàng. Nhưng liệu chúng có phù hợp với mong muốn của khách hàng không và thời gian như khách hàng đề ra.

Bước 7: Theo dõi

Theo dõi khách hàng sau khi giao hàng, giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng đó là lý do gia tăng lượng khách hàng trung thành.

Bước 8: Đo lường những gì có thể để cải thiện dịch vụ

Điều này giúp tăng sự hài lòng khách hàng và cắt giảm các chi phí không cần thiết.

5. Hệ thống quản lý đơn hàng là gì?

Hệ thống quản lý đơn đặt hàng là một quy trình để quản lý vòng đời của đơn đặt hàng. Hệ thống này theo dõi tất cả thông tin và quy trình, bao gồm nhập đơn đặt hàng, quản lý hàng tồn kho, thực hiện và dịch vụ sau bán hàng.

6. Tại sao quản lý đơn hàng lại quan trọng

Quản lý đơn hàng có vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng

Quản lý đơn hàng hầu như liên quan đến mọi hệ thống và quy trình trong chuỗi cung ứng. Quá trình này có tác động trực tiếp đến cách khách hàng nhìn nhận về doanh nghiệp hoặc thương hiệu. Trong môi trường đa kênh, khách hàng mong đợi một trải nghiệm liền mạch. 

Khách hàng có thể đặt hàng trực tuyến nhưng có thắc mắc và hoàn tất đơn đặt hàng thông qua tổng đài. Khi đơn đặt hàng đang được hoàn thành, khách hàng sẽ thấy các thông tin cập nhật như email trong quá trình thực hiện. Nếu có vấn đề, họ có thể muốn trả lại thông qua kênh vật lý như cửa hàng. 

7.    Những thách thức của quản lý đơn hàng

Một số thách thức chính đối với doanh nghiệp bao gồm lỗi của con người  và tồn đọng quy trình, khả năng hiển thị hàng tồn kho, lỗi vận chuyển và giao tiếp kém, tất cả đều có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự hài lòng của khách hàng và cuối cùng tác động tiêu cực đến lòng trung thành.

>>> Tham khảo thêm: Những thách thức khi sử dụng nhiều kênh phân phối

8. Tại sao doanh nghiệp cần quản lý đơn hàng chính xác

  • Tránh tồn kho quá nhiều và thiếu hàng
  • Ít sai sót hơn khi hoàn thành đơn đặt hàng
  • Thông tin đáng tin cậy giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu vì thật khó để hiểu dữ liệu khi nó nằm rãi rác trên nhiều nền tảng.
  • Ít lãng phí thời gian hơn

9. Phần mềm quản lý đơn hàng cho kênh phân phối

Phần mềm quản lý các loại đơn hàng

Hiện nay có rất nhiều phần mềm trên thị trường, mỗi phần mềm đều có ưu nhược điểm riêng, sự phù hợp nhất cho doanh nghiệp bạn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu cụ thể của bạn. Tuy nhiên, kinh nghiệm, sự trãi nghiệm, uy tín từ đơn vị tư vấn triển khai cộng với nền tảng giải pháp sẽ là mấu chốt giúp doanh nghiệp bạn tiến xa hơn trong thời công nghệ số và cạnh tranh.

10. Ưu điểm khi ứng dụng công nghệ vào quản lý đơn hàng

  • Tự động hóa quy trình làm việc giúp giảm thời gian
  • Tránh sai sót cần thiết đối với nhân viên khi đến các cửa hàng để bán hàng.
  • Chỉ cần nhập dữ liệu cho một đơn hàng với một lần duy nhất từ người bán hàng, lúc này hệ thống sẽ truyền dữ liệu qua các phòng ban liên quan trong hệ thống kênh phân phối.
  • Tự động hóa trong tính toán về khuyến mãi và giá trị đơn hàng
  • Người bán hàng nắm thông tin về kho hàng: Nhân viên bán hàng có thể theo dõi mức độ tồn kho của cửa hàng và đề xuất mua sản phẩm cũng như xác nhận thông tin với khách hàng.

Để chiếm lĩnh thị trường thì phải tạo ra sự khác biệt, khác biệt về sản phẩm, khác biệt trong cách quản lý đơn hàng và bán hàng. Liên hệ Apzon để biết thêm thông tin về giải pháp.

error: Alert: Content is protected !!